仕事を効率化する７つのコツとアイデア！効率よく仕事ができないサラリーマンにオサラバ！

• 同時に５つのタスクが降ってきて、残業なしには仕事が回らない
• 同じ仕事を、同僚は半分のスピードで終えてしまう
• 仕事をダラダラ続けてしまい、気付いたら２２時にしか帰れない・・・

なんてことはありませんか？？

与えられた業務を手っ取り早く終えることができれば、心にも余裕ができて仕事だけではなく、プライベートにもプラスになるのは容易に想像がつくこと。そのために必要なことが、仕事の効率化です。

本日は、仕事の効率化を進めるうえで大切な７つのコツについてお伝えしていきます。

そもそも仕事の効率化で得られる３つのメリット

そもそもあなたはなぜ仕事の効率化を進めたいと考えていますか？

私が思う、仕事効率化のメリットは大きく３つです。

• 仕事のスピードが評価に直結する
• 空いた時間が自分の時間になる
• 重要な仕事にエネルギーを注げるようになる

サラリーマンにとって、仕事の効率化は評価に直結する！

サラリーマンの仕事は、質×量×スピードで評価されます。とくに、スピードや効率に関しては、年次が若いうちは最も評価される部分ではないでしょうか？？

もともと新人に仕事のクオリティなど求められていないので、上司が投げたボールにいち早くレスポンスできるか？でその人の評価が決まると言っても過言ではありません。上司からすると、自分が依頼した仕事の進捗は気になるもの。仕事が効率化すれば、上司に仕事を投げ返すスピードも上がるので、結果として評価は上がっていきます。

仕事の効率化で、自分の時間を生み出せるようになる

仕事を効率よく捌けるようになると、自分の時間が生み出せるようになります。

たとえば、与えられた仕事がまわりの人には１週間かかるものでも、あなたは３日で終えれるようになればどうなるでしょう。無駄な残業はなくなり、定時退社や仕事中でも自己研鑽に時間を使えるなど、自分のための時間を用意することができるようになるはずです。

重要な仕事にリソース（時間・意志力）を注げるようになる

仕事の効率化で得られる最大のメリットは、大切な仕事に時間を割けるようになること。

時間に追われながら仕事をしていると、その場で来た仕事仕事をとにかく打ち返すような感覚になり、あなたにとって本当に大切な仕事に時間をあまり注げない・・・・なんてことはないでしょうか。

重要な仕事をやりきるためには、その仕事に時間を注ぐ必要があります。そのためには、自分にとってはあまり重要ではない優先度の低い仕事を、仕事効率化でいち早く終わらせることがポイントになります。

優先度の低い仕事を最短時間でさばくことが、仕事効率化の大きなメリットです。

仕事を効率化する7つのコツと１つのアイデア

ここからは、仕事の効率化を進める７つのコツと１つの大きなアイデアを紹介していきます。

ちなみに、７つのコツは、「速さは全てを解決する—『ゼロ秒思考』の仕事術」を、１つの大きなアイデアは「400のプロジェクトを同時に進める 佐藤オオキのスピード仕事術」から一部抜粋する形でお伝えしていきます。

どちらも名著なので、こちらの記事を読んで気になった方は、ぜひ手にとって読んてみてください。

仕事を効率的に進めるマインドセット【アイデアとは？】

４００の仕事を同時に進めるデザイナー佐藤オオキさんのマインドをここでは共有します。

それが、

何事も最初から「できないだろう」と考えるのではなく、「やれるんじゃないか」「やるためにはどうすればいいか」という発想で仕事を考えること

です。なぜこの思考法が大切かというと、自分のできる範囲で仕事の効率化を考えていても、飛躍的なスピードアップは見込めないからです。

今の自分には到底無理な気がするけど、「今丸一日かかっている仕事を２時間で終わらせるためにはどうすればいいんだろう・・・」といったような自問自答を繰り返すことが、仕事効率化を促進する原動力になります。

仕事を効率化するための７つの大原則【コツとアイデア】

赤羽さん著書の「速さは全てを解決する—『ゼロ秒思考』の仕事術」では、仕事のスピードを上げる方法として、以下の７つを上げている。（実際には８つの原則でしたが、重複している部分があったので割愛いたします。）

仕事の全体像を把握して、ゴールを明確化する

一番大切なことが、ゴールを明確化すること。つまり、仕事の全体像を把握しましょう。

全体像とは、最終成果が何で、それを出すためにはどういう要素があって、どういうステップと段取りを踏んで成果につなげるのか、どこから手をつけると最も効果的なのか、そういったこと全てを言う。

会社員の仕事の９割は、上司に与えられるものだと思います。最初に仕事を振った上司とゴールを共有しておきましょう。そして、その上で、そのゴールから逆算して、仕事を細分化していきます。

そうすれば、ゴールにたどり着くまでの作業が明確になるので、時間配分や毎回次何をすればいいのかなどのことで迷うことがなくなります。

はじめから仕事を丁寧にやりすぎない

次のポイントは、はじめから仕事を丁寧にやりすぎないこと。

仕事の全体像が見えていることばかりではないため、そのごく一部に時間をかけすぎると、時間が足りなくなり途中から慌ててしまうことが多い。つまり、一部を丁寧にやりすぎた結果、全体としてはまったく丁寧でない仕事になってしまう。

３０ページに及ぶスライド資料を作成する時に、最初の１０ページは洗練されているが、結論に近づけば近づくほどデキが悪くなり、最終的な評価がすこぶる悪いなんてことはありませんか？？

それは、とにかく仕事を丁寧に丁寧に進めてしまったがゆえに起きる事故です。

むしろ、一度はざっとでいいので、全体の仕事を一周することがオススメです。

PDCAの一周目を素早くまわすことができれば、全体のアウトプット像にめどをつけることができます。それができれば、時間的・精神的余裕ができ、どこに時間を注ぐべきかの判断もできるようになりますから。

仕事のツボを抑えて、そこにエネルギーを集中させる

ツボを抑えるとは、仕事を成功させるうえで最も重要なポイントを把握し、無駄を省いて効果的に進めることだ。重要なポイントを抑えているので、気分的にも余裕を持ってバランスをみながらPDCAを回していくことができる。

これはつまり、エネルギーの投下先を優先的に選んでいくということ。そのために必要なことが「仕事のツボを抑えること」になります。

プロモーションの企画であればコンセプト作りが仕事の出来不出来の９割を占めるので、いかにそこでアイデアを出せるかが重要と言った具合ですね。

仕事効率化には好循環の後押しが不可欠！

好循環というのは、仕事を進めるうえで良い方に勝手に物事が進むような状況のこと、多くの人が次々に協力してくれるようになることだ。いろいろな出来事が次々に起きて、うまくいくようになる。

これは仕事が出来るビジネスマンあるあるですね。誰かが仕事を助けてくれるから、自分の重要な仕事に集中できる好循環が生まれます。

• 誰かが率先して仕事を手伝ってくれる
• 仕事のキーパーソンを紹介してもらえる
• 適切なタイミングでアドバイスがもらえる

などが好例でしょうか。ちなみに、好循環を生み出すためには、自分から動くものではなく、日々種まきをに徹することが重要。良い風が吹いた時に、成果を出すことが何よりも大切だと本書では語られています。

仕事効率化には、「工夫の仕方を工夫する」

誰しもが仕事をする上で、工夫について意識をしているとおもいます。その状況が大前提の上で、さらに特別な工夫をやってみましょう。

簡単にいうと、誰もやっていないレベルまで工夫の仕方をアップデートすること。

• 悪い仕事例までデータをとり、仕事の進め方の良い部分を更に鮮明にする
• 部署をまたいで資料をもらい、仕事の効率化さらにすすめる
• 単語登録を徹底して、文字を打たないようにする

などです。

仕事を前倒しで進めて、余裕を生み出す

仕事を前倒しですすめれば、余白（バッファ）が生まれます。締切の数日前に仕事をが終わっていれば、次の仕事も締め切り前におわる好循環が生まれます。

時間に追われている感覚もなくなるので、人より心が疲れることもなくなるのではないでしょうか？？

時間との勝負ばかりしていると、仕事の質が悪くなるだけではなく、心に余裕もなくなるので、その意味でも仕事を前倒しで進めるのは重要です。

仕事の二度手間がなくなれば、タイムロスがなくなる

同じ仕事を２回繰り返すことほど、馬鹿らしい仕事はありません。やっている作業は正しくても、仕事の方向性が間違っていればやり直しってことは多々ありますよね。

その意味でも、仕事の全体像を把握することが極めて重要だとわかります。仕事はとにかく最初が肝心なので、自分がやっている仕事に自信が持てない場合は、上司と頻繁にコンタクトをとって、今あなたが求められているモノを逐一確認するようにしましょう。

何度も似たような質問を繰り返すことは悪いイメージを持たれるかもしれないと思うかもしれませんが、間違った仕事をするよりは１００倍マシです。後輩に仕事について聞かれて悪い気分はしないはずなので、分からないことはすぐに質問していきましょう。

【最後に】仕事の効率化を実現して、働きやすい環境を作り出そう！

仕事の効率化には、「できない」マインドを捨てて、「どうやったらできるだろう？」という自問自答から始めることが大事だとお伝えしてきました。そのうえで、こちらのスピードアップ７原則を意識して、仕事をやってみましょう。

正しい仕事効率化は、「良い成果を生み出すための最短ルートはどれか？」という問いから始まるはずなので、結果的に良い仕事につながるはずです。良い仕事をしていれば、心の余裕も生まれるので、働きやすい環境もできる好循環が始まります。

仕事の効率化は、サラリーマンのポジションによらず、誰もが克服すべき課題。「今の仕事２倍早く終わらせよう」を４回繰り返せば、８分の１の時間で仕事がまわるようになります。今の自分には到底無理と思わず、やれるところから仕事の効率化を進めていきましょう！

本日は最後までありがとうございました！！